Chuyển hóa đơn sang Excel, đối chiếu với sao kê thẻ, không tải lên bất cứ thứ gì
Ngày, thuế và tổng tiền được đọc từ từng hóa đơn ngay trên thiết bị, mỗi giá trị đều kèm vùng gốc trên hóa đơn, và các giao dịch không có hóa đơn được gom vào một danh sách riêng.
Miễn phí: 3 lượt mỗi ngày (UTC), tối đa 25 MB mỗi tệp. PDF xuất ra có hình mờ “Made with Bindery”. Bản Pro xuất PDF không có hình mờ.
Báo cáo chi phí bắt đầu từ những tờ hóa đơn giấy, biên nhận PDF trong email và sao kê thẻ, rồi kết thúc bằng một bảng tính gõ tay. Công cụ Hóa đơn sang Excel làm phần gõ đó ngay trên thiết bị của bạn. Trong ảnh, hóa đơn được tìm ra và làm phẳng, tăng độ tương phản rồi đọc bằng OCR trong trình duyệt; hóa đơn điện tử dạng PDF được đọc từ chính phần chữ của nó. Từ mỗi hóa đơn, Bindery lấy ngày, tên cửa hàng, số hóa đơn, tạm tính, từng dòng thuế kèm thuế suất (VAT, GST, HST, MwSt, TVA, IVA, BTW), tiền tip, tổng tiền, loại tiền, bốn số cuối của thẻ và mã số VAT. Không có mô hình AI nào đoán giá trị: mọi con số đều lấy từ một vùng trên hóa đơn, và bấm vào một ô sẽ hiện vùng cắt đó.
Thêm PDF sao kê thẻ hoặc sao kê ngân hàng và mỗi hóa đơn sẽ được khớp với một giao dịch: cùng số tiền đến từng xu, ngày ghi sổ trong vòng 5 ngày sau ngày trên hóa đơn, và tên cửa hàng đã bỏ các tiền tố như SQ *, TST* cùng số hiệu cửa hàng. Kết quả nằm trong ba tab: Đã khớp, Hóa đơn không có giao dịch, và Giao dịch không có hóa đơn, tức là những giao dịch cần tìm hóa đơn hoặc loại ra vì là chi tiêu cá nhân. Sửa bất kỳ ô nào trong bảng và chọn danh mục, danh mục đó sẽ được ghi nhớ cho cửa hàng ấy. Sau đó tải xuống expenses.xlsx và một file CSV, expense-pack.pdf gồm một trang tổng hợp và mỗi hóa đơn trên một trang riêng có đánh số và bookmark, cùng một file ZIP chứa bản gốc đã đổi tên theo ngày, cửa hàng và số tiền. Không có gì được tải lên.
Cách thực hiện
- Thả các hóa đơn — ảnh hoặc PDF — và, nếu có, PDF sao kê thẻ hoặc ngân hàng; mỗi hóa đơn được đọc trên thiết bị của bạn
- Kiểm tra bảng: bấm vào một ô để xem giá trị được đọc từ vùng nào trên hóa đơn, sửa chỗ sai, chọn danh mục và xem ba tab kết quả
- Tải xuống expenses.xlsx và CSV, expense-pack.pdf và file ZIP chứa bản gốc đã đổi tên
Xử lý cục bộ, không phải một lời hứa xóa file
Bindery thực hiện việc này ngay trong trình duyệt của bạn. File không được gửi lên server để xử lý, nên sau đó cũng không có bản sao nào trên server cần xóa.
Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn và sao kê của tôi có bị tải lên không?
Không. Ảnh được đọc bằng OCR ngay trong tab trình duyệt, PDF được đọc từ phần chữ của chính nó, việc đối chiếu cũng diễn ra ở đó, và mọi file bạn tải xuống đều được ghi trên thiết bị của bạn. Với gói miễn phí, hóa đơn dạng ảnh dùng hạn mức 5 trang OCR miễn phí mỗi ngày, một báo cáo nhận tối đa 20 hóa đơn PDF, file tối đa 25 MB, và cả báo cáo được tính là 1 trong 3 lượt xử lý miễn phí mỗi ngày của bạn; ngoài ra expense-pack.pdf có một dòng “Made with Bindery” nhìn thấy được, còn bảng tính và CSV thì không. Bản Pro bỏ các giới hạn và dòng đó.
Làm sao biết một con số đã được đọc đúng?
Mọi giá trị đều kiểm tra được. Bấm vào một ô sẽ hiện vùng cắt nơi giá trị đó được đọc ra. Tạm tính, các dòng thuế và tiền tip phải cộng lại bằng tổng tiền, sai lệch không quá một xu — hoặc, khi giá đã gồm thuế, chỉ cần tạm tính và tip — nếu không, dòng của hóa đơn đó trong bảng sẽ chuyển sang màu đỏ; giá trị mà OCR không chắc chắn được đánh dấu màu vàng cam. Hóa đơn không in tạm tính thì không kiểm tra được theo cách này, nên hãy so tổng tiền của nó với vùng cắt.
Công cụ đọc được những hóa đơn nào?
Ảnh JPG, PNG hoặc WebP, mỗi ảnh một hóa đơn, và hóa đơn PDF có chữ, như những hóa đơn cửa hàng và dịch vụ gửi qua email. PDF chỉ chứa hình ảnh, chẳng hạn bản scan, cần chạy OCR trước. Bindery không đọc file HEIC, định dạng của ảnh iPhone khi chép sang máy tính; hãy đặt camera iPhone ở chế độ “Tương thích nhất” để lưu JPG, hoặc xuất ảnh dưới dạng JPG. Tổng tiền được tìm sau các nhãn như TOTAL, AMOUNT DUE, AMOUNT PAID, CARD, Summe, Total TTC và Importe.
Quyền riêng tư trên thực tế
Bạn có thể dùng công cụ mà không cần tạo tài khoản. Hiệu suất và giới hạn thực tế phụ thuộc vào bộ nhớ thiết bị của bạn, không phải một hạn mức trang giả tạo. Giao diện của ứng dụng hiện chỉ có tiếng Anh; trang này được dịch sang tiếng Việt để đưa bạn thẳng tới đúng công cụ cần dùng.